Warum ein Buchhaltungstool die beste Entscheidung für dein Unternehmen ist – der direkte Vergleich zur händischen Buchhaltung
Die Buchhaltung gehört für viele Unternehmer zu den eher unbeliebten Aufgaben – sie ist zeitaufwendig, fehleranfällig und oft verwirrend. Doch was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, die Buchhaltung schneller, effizienter und zuverlässiger zu erledigen? Hier kommt ein Buchhaltungstool ins Spiel! In diesem Beitrag zeigen wir dir die Vorteile eines modernen Buchhaltungstools im Vergleich zur herkömmlichen, händischen Buchhaltung – und wie es mir gelungen ist, einer Kundin, die Hundetrainerin ist, zu helfen, 92% ihrer Buchhaltungszeit zu sparen.
Ausgangssituation: Manuelle Buchhaltung und hoher Zeitaufwand
Die Kundin, eine Hundetrainerin, hatte ihre Buchhaltung bisher vollständig manuell geführt. Das bedeutete, dass ihre Kunden zunächst Papierfragebögen ausfüllten, die anschließend in den Computer übertragen werden mussten. Diese Daten wurden dann in Word und Excel erfasst, und für jede Rechnung musste sie jedes Detail einzeln eingeben:
Kundendaten, Rechnungsnummern, Steuersätze und Adressen.
Sagen wir mal, es waren 100 Rechnungen pro Monat, davon 75 für Abonnement-Kunden – allein das Erstellen dieser Rechnungen nahm über 25 Stunden pro Monat in Anspruch. Jede einzelne Rechnung dauerte im Schnitt 15 Minuten – ein erheblicher Aufwand, der sie und ihre Mitarbeiter von der eigentlichen Arbeit abhielt.
Der Lösungsansatz: Automatisierung durch ein Buchhaltungstool und Workflow-Optimierung
Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, führte ich ein modernes Buchhaltungstool bei ihr ein und automatisierte mehrere Schritte:
Serienrechnungen für Abokunden: Die 75 Abonnement-Kunden wurden im Tool als Serienrechnungen angelegt. Jetzt werden diese Rechnungen automatisch jeden Monat generiert und versendet – ohne manuellen Aufwand.
Datenimport und Kundenanlage: Ich sorgte dafür, dass alle bestehenden Kunden digital im System angelegt und getaggt wurden, sodass jeder Kunde sofort erkennbar ist und bei Bedarf einfach per Klick ausgewählt werden kann.
Automatische Bankverbindung: Durch die Anbindung an ihr Bankkonto werden Zahlungseingänge automatisch abgeglichen, sodass sie sofort sieht, welche Rechnungen beglichen sind und welche offen stehen.
Workflow-Optimierung für Neukunden: Neukunden erfassen wir jetzt über ein digitales Formular. Diese Daten fließen direkt in ein Task-Management-Tool, das automatisch den Rechnungsprozess startet. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch manuelle Eingabefehler.
Das Ergebnis: 92% Zeitersparnis und maximale Flexibilität
Nach der Implementierung dieser automatisierten Prozesse sank der monatliche Zeitaufwand für ihre Buchhaltung drastisch. Während sie zuvor über 25 Stunden monatlich in die Rechnungsstellung investierte, sind es jetzt nur noch 2 Stunden pro Monat. Dies entspricht einer Zeitersparnis von 92%.
Serienrechnungen für Abokunden: Da die Serienrechnungen automatisch generiert werden, entfallen die 75 Abonnement-Rechnungen komplett als manueller Aufwand.
Neukunden-Rechnungen: Das Erstellen von Rechnungen für Neukunden dauert nun nur noch etwa 5 Minuten pro Rechnung – und wenn die Kundendaten bereits hinterlegt sind, geht es sogar noch schneller.
Flexibilität unterwegs: Dank der App des Buchhaltungstools kann sie Rechnungen nun auch von unterwegs erstellen und versenden, beispielsweise direkt nach einem Kundentermin. Dadurch hat sie die Freiheit, die Buchhaltung auch dann zu erledigen, wenn sie nicht im Büro ist
Bereit für die Zukunft: E-Rechnungen ab 2025
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der Unternehmer betrifft, ist die Einführung der
E-Rechnungspflicht ab 2025. Ab diesem Zeitpunkt werden E-Rechnungen in vielen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben sein. Das bedeutet, dass Rechnungen digital in einem bestimmten, standardisierten Format erstellt und versendet werden müssen. Unternehmen, die noch manuell mit Word und Excel arbeiten, stehen vor einer großen Herausforderung.
Mit einem modernen Buchhaltungstool bist du bestens vorbereitet. Solche Tools unterstützen die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen vollständig und automatisch gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Dies bedeutet, dass du dich nicht um zusätzliche technische Anforderungen kümmern musst – das Tool erledigt es für dich.
Das bedeutet nicht nur eine Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben, sondern auch eine erhebliche Vereinfachung deiner Buchhaltungsprozesse. Digitale Rechnungen werden schneller erstellt und können ohne Verzögerung an die entsprechenden Stellen geschickt werden. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass dein Unternehmen zukunftssicher aufgestellt ist.
Fazit: Ein klarer Gewinn an Zeit, Effizienz und Zukunftssicherheit
Diese Fallstudie zeigt, wie wertvoll ein Buchhaltungstool für Unternehmer ist, die ihre Prozesse optimieren und wertvolle Zeit einsparen möchten. Durch die Einführung und Optimierung eines modernen Buchhaltungstools konnte meine Kundin fast drei Arbeitstage im Monat zurückgewinnen und sich so wieder mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Außerdem ist sie mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 bereits jetzt bestens aufgestellt.
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